Prozessoptimierung in der Corona-Krise – Verfahrensdokumentation als Steuervorteil

Etablierte Prozesse sind das Rückgrat der Produktion und sorgen für reibungslose Abläufe in der Wertschöpfungskette. Sie sollten dazu auch noch hocheffizient sein und kontinuierlich verbessert werden, wenn möglich. Und auf einmal ist alles anders, weil wegen der Corona-Pandemie Mitarbeitende ins Homeoffice geschickt werden oder in Kurzarbeit gehen. Doch bietet sich hier auch eine Chance, auf dieser Basis die bestehenden Prozesse zu optimieren. Digitalisierung gilt als Weg dorthin, die Verfahrensdokumentation ist der Schlüssel dazu – und hilft sogar dem Steuerberater.

Durch Homeoffice und Kurzarbeit sind viele Arbeitsabläufe betroffen; mit dem bestehenden Personal vor Ort muss die Produktion aufrechterhalten und an die neuen Bedingungen angepasst werden. Jetzt müssen Ist-Prozesse überdacht und im Hinblick auf die neue Situation optimiert werden. Die Digitalisierung ist dabei ein wichtiger Baustein und hat durch die Telearbeit im Homeoffice, virtuelle Führung und Videokonferenzen sowie Distance-Learning-Programme zur Qualifizierung von Mitarbeitenden in Kurzarbeit einen enormen Schub erhalten.

Digitale Transformation macht zukunftsfähig

Ziel der digitalen Transformation sollte sein, nicht nur die Produktionsanlagen über die gesamte Wertschöpfungskette miteinander zu vernetzen und Prozesse „remote“, aus der Ferne, zu steuern, sondern auch die Administration zu digitalisieren – von der elektronischen Auftragsbearbeitung über die Personalarbeit bis zur Buchhaltung. Die Verfahrensdokumentation in digitalisierter Form, als Darstellung der gesamten Prozesslandschaft im Unternehmen, ist dabei ein Schlüsselelement – und gleichzeitig ein wichtiges Hilfsmittel für die Steuerberatung. Die Verfahrensdokumentation ist dabei natürlich kontinuierlich nachzuführen, denn die Prozesse in Unternehmen verändern sich durch die Optimierung – das muss abgebildet werden.

Betriebswirtschaftliche Prozessberatung

Steuerberater, die ihre Mandanten wirklich betriebswirtschaftlich in den Prozessen beraten, sind selten – werden aber immer gefragter. Ausgangspunkt für eine fachlich qualifizierte Beratung ist die Verfahrensdokumentation. Auf dieser Basis lassen sich die Prozesse sowohl betriebswirtschaftlich als auch aus steuerlicher Sicht beurteilen und optimieren.

Aus der engen Zusammenarbeit mit der Steuerberatung bei der Verfahrensdokumentation ergeben sich vier Vorteile:

Kür statt Pflicht

Die Finanzbehörde verpflichtet Unternehmen zur Verfahrensdokumentation. Die korrekte Umsetzung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist zentraler Aspekt bei Betriebsprüfungen – dem angestammten Metier der Steuerberatung.

Aber die Verfahrensdokumentation ist nicht nur Pflicht, sondern auch Kür. Sie zeigt die Optimierungsmöglichkeiten im Unternehmen auf. Mit der Dokumentation sind Unternehmen in der Lage, Abläufe transparent zu machen und zu überprüfen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und Flaschenhälse zu entdecken, an denen bislang Ressourcen verschwendet wurden. Eine Verfahrensdokumentation deckt interne Schwächen auf, initiiert Verbesserungsprozesse und hilft dabei, Organisationen zukunftsfähig aufzustellen. Hier können betriebswirtschaftlich versierte Steuerberater bei der Beurteilung von Prozessen mitwirken.

Fördermittel erhalten

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann durch Mittel des Bundes gefördert werden: Unterschiedliche Programme unterstützen mit einer Beratungsförderung von der Corona-Krise betroffene Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Prozesse. Voraussetzung dafür ist, dass eine Steuerberatung für das Unternehmen bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation tätig ist.

Schnelligkeit und Effizienz

Betriebswirtschaftlich erfahrene Steuerberater können eine Verfahrensdokumentation bei kleineren Unternehmen schnell und effizient erstellen und so zur Optimierung eines Unternehmens beitragen.

Online-Seminare zur Qualifikation

Software-Unternehmen setzen zunehmend auf Wissensvermittlung: Es werden Schulungen durchgeführt und in Online-Seminaren werden aktuelle Erkenntnisse weitergegeben, im offenen und direkten Austausch mit den Anwendern. Unternehmen und Steuerberatungen können davon profitieren – sowohl bei der programmgestützten Erstellung von Verfahrensdokumentationen als auch in anderen Anwendungsbereichen, etwa der in Corona-Zeiten mit ihren vielen Ausnahmeregelungen unübersichtlich gewordenen Buchhaltung. Und Qualifizierungsmaßnahmen sind steuerlich absetzbar.

Fazit

Digitalisierte Prozesse bieten hohes Optimierungspotenzial – gerade in der angespannten Lage der Pandemie. Kernstück der betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Betrachtung ist die Verfahrensdokumentation. Hier ist die enge Zusammenarbeit von Unternehmen und Steuerberatung angesagt, um alle auch neuen Möglichkeiten auszuschöpfen.