Projekt auf einen Blick
Eine öffentliche Einrichtung in Österreich stand vor der Herausforderung, ihre Personalplanung effizienter und transparenter zu gestalten. Mit Unterstützung von REFA Austria by REFA Suisse wurde ein digitales Planungstool auf Basis bewährter REFA-Methoden eingeführt – klar strukturiert, praxistauglich und nachhaltig verankert.
Fachliche Umsetzung:
- Analyse der bestehenden Planungsprozesse
- Ermittlung von Zeitdaten als Grundlage für die Personalbemessung
- Ableitung eines Anforderungsprofils für digitale Planungslösungen
- Einführung eines geeigneten Planungstools
- Definition standardisierter Arbeitsvorgänge und Kapazitätsmodelle
- Schulung der Führungskräfte in Planung und Steuerung
- Begleitung während der Implementierungsphase
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Ausgangssituation
Die Verwaltung verfügte über eine manuell geführte Personalplanung auf Basis historischer Werte und Erfahrungswissen. Bei Urlaubsvertretungen, Teilzeitmodellen und kurzfristigen Ausfällen stieß die Planung regelmäßig an ihre Grenzen. Es fehlte eine verlässliche Übersicht über Kapazitäten und Bedarfe – was zu ineffizientem Personaleinsatz und Unzufriedenheit im Team führte.
Zielsetzung & Vorgehensweise
Zielsetzung:
Schaffung einer digitalen, datenbasierten Personalplanung mit hoher Transparenz und Anpassungsfähigkeit.
Vorgehensweise:
- Erhebung relevanter Arbeitsdaten nach REFA-Methodik zur objektiven Bemessung
- Analyse der Aufgabenverteilung und Belastung einzelner Teams
- Entwicklung eines modularen Planungssystems mit digitaler Unterstützung
- Auswahl und Einführung eines geeigneten Tools in enger Abstimmung mit den Fachbereichen
- Schulung der Führungskräfte zur effizienten Nutzung der neuen Strukturen
- Begleitende Evaluation und Feinjustierung
Erkenntnisse & Ergebnisse
Im Verlauf des Projekts zeigte sich, dass viele Planungsprobleme auf fehlende Transparenz und unklare Prioritäten zurückzuführen waren. Durch die Erhebung und Bewertung von Arbeitsinhalten auf Basis von REFA-Daten konnten objektive Planungsgrundlagen geschaffen werden.
Die Einführung eines digitalen Tools ermöglichte erstmals eine tagesaktuelle Übersicht über Verfügbarkeiten, Engpässe und Einsatzmöglichkeiten. Gleichzeitig stieg die Akzeptanz im Team, da die neue Planung nachvollziehbar und fair gestaltet wurde. Die Führungskräfte gewannen deutlich an Steuerungskompetenz – besonders bei kurzfristigen Änderungen.
Erzielte Effizienzgewinne
- Deutlich verbesserte Planungsgenauigkeit durch objektive Arbeitsdaten
- Reduktion von Über- und Unterbesetzungen in sensiblen Bereichen
- Transparente Kapazitätsübersicht für Führungskräfte und Mitarbeitende
- Schnellere Reaktion auf kurzfristige Ausfälle durch digitale Tools
- Reduzierung administrativer Planungsaufwände um rund 25 %
- Höhere Zufriedenheit im Team durch nachvollziehbare Einsatzplanung
- Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Fachbereichen
Empfehlungen von REFA Austria by REFA: Suisse
Für eine wirkungsvolle Personalplanung empfiehlt REFA Austria by REFA Suisse eine strukturierte Arbeitsdatenerhebung als solide Basis. Digitale Tools entfalten ihr volles Potenzial erst in Verbindung mit klar definierten Arbeitsinhalten, Rollenprofilen und Planungslogiken.
Wichtig ist, Mitarbeitende und Führungskräfte frühzeitig einzubinden – von der Toolauswahl bis zur Umsetzung. So entsteht eine nachhaltige Lösung, die Organisation und Menschen gleichermaßen stärkt.
Fazit
Durch die Einführung einer digitalen Personalplanung auf Basis von REFA-Methoden konnte die Verwaltung spürbar entlastet und der Personaleinsatz deutlich effizienter gestaltet werden – ein Gewinn für alle Beteiligten.
